En esencia, las comunidades de práctica son grupos de personas que comparten metas e intereses similares. Para lograr esas metas e intereses utilizan prácticas comunes, trabajan con la mismas herramientas y se expresan en un idioma similar. A través de esas actividades en común, llegan a tener creencias y un sistema de valores similares [Covis]

Un ejemplo de una comunidad virtual puede ser un grupo de empleados con un mismo interés o pericia, que comparte problemas y preguntas dentro de una empresa. De forma alternativa, puede ser una comunidad médica donde se discuten ciertos desarrollos médicos entre médicos y la industria farmacéutica. Las razones para la creación de las comunidades pueden incluir: : 

• Solución de problemas. Las comunidades de prácticas pueden permitir a las personas realizar preguntas o plantear problemas y recibir respuestas de sus colegas dentro de una unidad de negocios. El sistema de preguntas y respuestas ‘justo a tiempo’ permite resolver asuntos de manera rápida al sacar ventajas de la experiencia en el mismo ámbito. .
• Aprender acerca de los problemas de los demás. Una de las razones más convincentes para participar en una comunidad de prácticas no es por poder resolver un problema, sino para aprender acerca de las dificultades de otros y aumentar los conocimientos acerca de lo que está sucediendo ‘en la empresa’.
• Implicación estimulante. Las comunidades aumentarán la atención y su implicación con el trabajo. El trabajar en una comunidad significa trabajar con compañeros lo que diminuye la responsabilidad hacia los superiores lo que estimula el sentimiento de pertenencia, aunque este sea un concepto bastante intangible y difícil de medir.
• Creación de ideas. Las comunidades permiten a las personas ponerse en contacto con gente de fuera de su ambiente de trabajo común, pero del mismo medio (por ejemplo personas en otras oficinas) y les permitirá trabajar de manera más creativa compartiendo ideas, que finalmente desembocarán en una innovación mayor.
• Distribución de conocimiento entre las unidades de negocios. Las comunidades crearán un ambiente fértil para crear más ideas y zonas de trabajo porque será más fácil ‘ponerse en contacto’ con las distintas áreas de los procesos de negocios.
• Desarrollo de mejores prácticas.Las comunidades permitirán que las personas designadas para ello puedan desarrollar modelos de mejores prácticas basados en los procedimientos y asuntos relacionados con la resolución de problemas que aparecen dentro de las comunidades de prácticas. Si bien las comunidades no están diseñadas para extraer automáticamente las mejores prácticas, puede proveer detalles importantes sobre los ‘conocimientos generales’ y las que son las ‘mejores prácticas’ dentro de la empresa, y permitirá que las personas sigan mejorando las prácticas ya existentes.

Las comunidades virtuales y las comunidades de prácticas no son equipos ni fuerzas de trabajo. Se basan – en sus formas más exitosas – en comunidades de personas ya existentes dentro o a través de la organización. Y, al igual que los equipos virtuales, las comunidades virtuales dentro de la organización no reemplazan la necesidad de tener reuniones cara a cara y requieren (mayoritariamente) ser apoyadas por equipos de expertos y personas de contacto. Uno de los errores claves cometidos por las empresas que implementan comunidades virtuales es que piensan que ‘funcionan solas’; pues a pesar de ser altamente orgánicas, una comunidad necesita seguimiento, conocimientos expertos, etc., etc.

Los ingredientes típicos para crear una comunidad virtual son:

• Crear reuniones de lanzamiento (cara a cara) o sesiones con los miembros locales de la comunidad inicial.
• Encontrar expertos y facilitadores en la materia, así como personas de contacto si está trabajando internacionalmente o en distintas regiones. Definir regiones y enfocarse en los expertos.
• Definir un calendario de reuniones cara a cara regulares o conferencias telefónicas para complementar las comunidades.
• Asegurarse que todos los participantes se den cuenta de que la información debe ser compartida y cuál no debe ser compartida – asegúrese que los facilitadores sepan cómo alimentar y manejar la información y las oportunidades discutidas en una comunidad. Hay que educar a las personas en el valor de los aspectos ‘virtuales’ y den indicaciones del grado de reacción.
• Encontrar un patrocinador y definir claramente lo que es el ‘éxito’ de la comunidad (y para ello hay que utilizar suposiciones razonables). Incluir al patrocinador de manera regular.
• No se debe intentar manejar demasiado a la comunidad, sino que hay que dar apoyo para la plataforma y los expertos.
• Se debe intentar premiar a los contribuyentes / comunidades exitosas.

Una vez que una comunidad virtual ha sido creada y loa miembros de la comunidad, el facilitador, el experto, y el patrocinador se sientan cómodos con la forma de trabajo, hay algunos beneficios que pueden surgir de la comunidad y que tal vez no sean tan obvios como dentro de un equipo virtual, pero el impacto de su éxito puede ser mayor a largo plazo.

• Acceso a la red (y por ello tal vez casi presente en todo momento).
• Trabajar en distintas zonas horarias.
• Preguntas y respuestas ‘justo a tiempo’.
• Los participantes pueden ponerse en contacto con otros colegas y así compartir las experiencias.
• Los miembros podrán trabajar en distintas áreas de la organización.
• Los conocimientos implícitos se hacen tácitos.

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